Escritórios distantes, colaboradores ausentes. Consumidores e equipes internas por toda a parte, presenciais e online. Mas não necessariamente desconectados. É um cenário típico de um novo tempo, impulsionado pelas facilidades e avanços dos meios digitais e uma tendência que começa a se ampliar: a comunicação interna acompanha o movimento dos próprios consumidores que se acostumaram a interagir com as companhias pelas plataformas digitais, em tempo real.

Os colaboradores estão agora cada vez mais próximos dos clientes e também do RH e dos centros de decisões das companhias. Recebem constantemente na tela do celular, ou do notebook mensagens instantâneas potencializando outros canais e as últimas informações da empresa, sejam de caráter corporativo ou motivacional.

As áreas de comunicação interna, aliadas aos RHs e ao próprio board, entenderam essa demanda e tem investido em novos canais para interagir com as equipes de forma mais rápida e eficiente. Como resultado, maior produtividade, engajamento, e eficácia nas operações individuais.

Comunicação interna 100% digital

A comunicação interna assumiu seu protagonismo de preparar as companhias para a nova realidade 100% virtual em março de 2020, com o início das operações fortemente em home office devido aos cuidados sanitários com Covid-19. E muito desse aprendizado veio para ficar. A digitalização foi acelerada pela pandemia segundo 66,3% dos entrevistados em uma pesquisa sobre tendências da comunicação interna. (nosso concorrente, vale a pena citá-los?). Esse grupo inovador colheu benefícios e ganhou ainda mais engajamentos.

A MetLife, multinacional do ramo de seguros, decidiu ter todos os seus canais digitais em sua comunicação com quase 1.000 colaboradores no Brasil, que ficam alocados em cidades como São Paulo, Belo Horizonte, Curitiba, Rio de Janeiro e Porto Alegre. “Nos preocupamos muito com a qualidade da comunicação interna, que vai além de administrar e distribuir a informação em nossos canais”, explica Thais Catucci, Gerente de Comunicação Interna e Responsabilidade Social da MetLife Brasil.

“Participamos da estratégia e analisamos todo o cenário desde o início”, detalha ao falar das mudanças em 2020 devido a pandemia, “atualizamos o nosso plano de comunicação continuamente, para que todas as ações sejam compartilhadas, valorizando primeiro o nosso colaborador. Então, frente a isso, o principal desafio é ter um conteúdo que engaje nossos colaboradores desde o início”.

A empresa irá manter um sistema híbrido de trabalho, diz Thais. “Os desafios são vários, pois precisamos entender a melhor forma de entrega dos nossos eventos internos, até para atingir todos os mercados em que estamos inseridos e com isso, a comunicação precisa ser transparente para gerar este engajamento”.

Regina Macedo, superintendente de comunicação e análise de mercado do Grupo Bradesco Seguros, também adotou a mesma linha de sua colega na MetLife: “Vamos manter os mesmos canais que temos, a comunicação permanece 100% digital. Avaliamos a todo momento o que podemos fazer de diferente, mas entendo que este cenário construído pela equipe tem funcionado bastante”.

O Bradesco Seguros é um grupo com aproximadamente sete mil funcionários distribuídos nas sedes em Barueri, Rio de Janeiro e Curitiba, e nas sucursais em todo o Brasil, o que significa uma grande variedade de perfis geográficos, geracionais e culturais, de pessoas consumindo a comunicação. “Produzir conteúdos diários, que informem e engajem os funcionários, torna o nosso papel ainda mais instigante e motivador”, ensina Regina.

E neste momento, o Bradesco Seguros está administrando a volta do pessoal em home office para a realidade presencial, pelo menos em parte do tempo: “Em parceria com o time de Recursos Humanos, temos trabalhado em diversas comunicações para os funcionários a respeito da volta ao trabalho presencial, em uma transição gradual, respeitando as características de cada equipe”, revela a superintendente”. Mas nada será igual a antes da pandemia, porque, como lembra Regina, “acreditamos que há vantagens tanto no trabalho remoto quanto no presencial, e, por isso, vemos na modalidade híbrida uma maneira de equilibrar e aproveitar os benefícios oferecidos em ambos os formatos.

Se a comunicação interna já é complexa num país continental como o Brasil, principalmente para empresas com unidades em vários estados, imaginem ter equipes também no oceano! Esse é o cenário da Ocyan, uma companhia do setor de óleo e gás que conta com cinco sondas de perfuração em operação em alto mar e outros dois navios de produção em uma joint venture com a Altera Infrastructure.

São cerca de 2.400 funcionários distribuídos no escritório do Rio de Janeiro, na base Macaé e alguns integrantes baseados em Santos, no espaço de um dos clientes. Além disso, existe um escritório em Viena, na Áustria. “Cerca de 2/3 do nosso público interno é formado por integrantes offshore e sem dúvidas esta questão geográfica é nosso principal desafio”, conta André Luiz Lobo de Barros, gerente de comunicação corporativa da Ocyan.

“Nosso grande foco e trabalho diário é buscar formas efetivas para ampliar o alcance da nossa comunicação na ponta, ou seja, a bordo de nossas embarcações”, comenta Barros. Ele explica ainda que o modelo de trabalho híbrido, implementado na Ocyan, trouxe novos desafios ao ambiente onshore (que não embarca): “Como sermos presentes, bons ouvintes e viabilizarmos uma experiência assertiva de comunicação com nossos integrantes do início ao fim de suas jornadas na empresa? Esta é a questão que estamos empenhados em resolver”. O regime híbrido acabou sendo realidade apenas ao público onshore no caso da Ocyan.

Comunicação interna supera os desafios de aproximar pessoas

Aplicativo de comunicação interna constrói pontes

A solução que Barros encontrou foi semelhante à da MetLife e Bradesco Seguros: investir em canais de comunicação digitais. “Nossa estratégia hoje é multiplataforma”, informa, relacionando as ferramentas: “Utilizamos e-mail e TV corporativa nos ambientes on e offshore; a bordo, ainda contamos com o Radar Ocyan, que são comunicados no formado de mural impresso; e duas frentes tecnológicas interessantes: o Allert Ocyan, que é uma ferramenta no formato de pop up que usamos para compartilhar informações que precisam ser de fato consumidas pelos integrantes e uma rede social interna, a plataforma Ocyan Comunica.

O Allert, citado por André, foi implementado pela empresa Tibox, que ofereceu “apoio no desenvolvimento, customização e efetivação de um projeto piloto superinteressante e completo”. Ambas inovações “ampliaram o alcance com nosso público e trouxeram métricas, o que é fundamental para se mensurar o efeito e os resultados reais de cada comunicação”.

“A comunicação em uma empresa deve seguir o formato com que a própria sociedade está habituada a se comunicar, e hoje em dia rede social e comunicação por push é o caminho”, visualiza o gerente da Ocyan. “Interessante notar também”, continua, “que o próprio Linkedin, que seria inicialmente entendida como uma rede social apenas externa hoje é um grande ponto de encontro e atualizações de nosso público interno. Não à toa, temos dedicado investimento relevante neste canal também”.

Na MetLife, Thais Catucci também foi nessa direção, e para manter os funcionários informados utilizam diversos canais de comunicação, “com conteúdos bem pensados para engajá-los”, e relaciona: “Utilizamos e-mail marketing; uma rede social interna chamada Yammer, onde compartilhamos conteúdos de forma mais “livre” e descontraída, trazendo dicas de filmes, livros e séries e abordamos conteúdos relacionados às datas comemorativas e de conscientização; mensagens pop up, chamado Allert, onde trazemos avisos e lembretes pontuais, perfeito para fazer call to action”.

Ainda a respeito da plataforma de Comunicação Allert, Thais detalha que “é uma ótima porta de entrada para engajar os funcionários nas redes sociais da MetLife, ajudando a criar relevância para a marca no ambiente digital, além de lembra-los de eventos importantes que estão por começar e pesquisas rápidas que precisamos de retorno em real time, ele funciona muito bem!”

Outras ações da MetLife são palestras e cine-debates, qualificadas como “peças essenciais na nossa comunicação interna, pensando no envolvimento dos times com o que queremos comunicar e proporcionar reflexão”, situa Thais.

Para Regina Macedo, da Bradesco Seguros, de todos os canais de comunicação interna digitais, o essencial é intranet. “Diariamente, são publicadas matérias dos mais diferentes assuntos de acordo com a programação e planos de comunicação das áreas e do Grupo Segurador”.

E, para manter o engajamento dos funcionários, “colocamos à disposição canais que levam informações diversas sobre o Grupo, direcionados de acordo com o perfil do público, como, por exemplo, o grupo de WhatsApp para a liderança, e o BS Agora (ferramenta de comunicação da Tibox, para computadores e smartphones) – um canal de notícias em tempo real onde conseguimos atingir nossos funcionários de maneira bastante assertiva. É possível segmentar e customizar as mensagens transmitidas, aliando eficiência e boa experiência de leitura”.

Aplicativos trazem novas oportunidades à comunicação interna

Não existe um canal melhor que o outro, segundo os três entrevistados. Cada segmento digital tem suas características e atende a objetivos específicos. Para Thais, da MetLife, “todos os canais são vantajosos e podem ser eficientes, desde que tenham conteúdos pensados para o público que se quer atingir, que comuniquem claramente o que se quer passar”. Para ela, a comunicação pode sempre mudar e as empresas precisam estar antenadas às novas oportunidades em termos de ferramenta, tecnologia e canais.

Como exemplo, ela diz que atualmente, as ações chamadas de “hora do cafezinho” engajaram muito dos seus colaboradores. “São encontros em que trazíamos especialistas para falarmos de diversos temas e que geravam impacto em nossas vidas”.

Assuntos como “qualidade de vida”, alimentação saudável, saúde mental, entre outros foram os temas com mais audiência que a MetLife conseguiu segundo a gerente. “Os temas sobre responsabilidade social também tiveram uma adesão relevante, mesmo que não estando no presencial, as pessoas se engajaram e se sensibilizaram com vários temas”.

Regina Macedo, da Bradesco Seguros, opina que o canal de comunicação interna mais eficiente é aquele que o funcionário elege para si: “Cada pessoa tem um ritmo e hábito de leitura e cabe à comunicação interna oferecer a esse funcionário a melhor experiência em cada um desses canais”. A questão chave é o aperfeiçoamento contínuo. “Trabalhamos, atualmente, na melhoria contínua dos canais existentes e na melhoria da experiência do funcionário em cada um deles, fortalecendo os já existentes para que os nossos usuários sigam sempre engajados”, diz Regina. “E estamos sempre atentos às tendências do mercado e às diferentes demandas dos nossos funcionários”.

A Ocyan também buscou tecnologia para resolver a demanda da comunicação interna. “Temos buscado apoio no ecossistema de startups para encontrar soluções disruptivas e que consigam absorver e solucionar esta demanda de uma comunicação interativa, colaborativa e de mão dupla”, informa Barros. “Com as redes sociais, todos tornamo-nos mídia e produtores de conteúdo e isso pode e deve ser otimizado nas empresas. Dando voz aos colaboradores, uma empresa consegue mitigar riscos de ruído em comunicação”.

No que tange a inovações, André informa que o Allert Ocyan será ampliado em 2022. O Allert Desktop é um canal de comunicação interna digital que permite disparos de comunicados direto na tela do computador, gerando alto impacto e maior visibilidade, além de trazer métricas de leitura e consumo de informação, segundo ele. “Estamos trabalhando em um projeto piloto dessa nova ferramenta e, durante este período, temos enviado, em média, três allerts por semana”.

Na visão do gerente, a comunicação da Ocyan, principalmente nesse período de pandemia, evidenciou o papel e a importância da informação corporativa. “Em uma das pesquisas internas que fizemos, cerca de 90% dos respondentes indicaram que a comunicação institucional foi o principal meio de se informar sobre o novo Coronavírus, por exemplo. Isto é motivo de muito orgulho”. Foram mais de 200 comunicados sobre Covid-19, por exemplo, comunicamos o tempo todo, preferimos correr o risco de pecar pelo excesso, e tivemos resultados incríveis”. E para isso as ferramentas tecnológicas foram essenciais. Salvaram vidas.

Comunicação eficiente, no momento certo e oportuno

Fomos atrás para compreender um pouco mais sobre essa inovação de mercado chamada “Allert”, que se destacou como uso comum nas empresas entrevistadas e tivemos a oportunidade de conversar com a Tibox. A Tibox é uma empresa especializada em ferramentas tecnológicas para comunicação interna.

Seu produto, o Allert possibilita disparo de comunicações corporativas em tempo real ou programadas, em desktops ou equipamentos móveis. Uma forma rápida e interativa de se comunicar com a equipe em momentos críticos, quando é preciso uma informação instantânea imediata, e ainda para aqueles momentos motivacionais, como parabenizar por um aniversário ou ainda comunicar uma reunião ou distribuir qualquer conteúdo relevante para um determinado grupo segmentado ou até toda a empresa ao mesmo tempo.

Michelle Esteves, responsável pelo Comercial e Marketing na Tibox, posiciona o produto como um diferencial que as empresas podem ter em sua comunicação e uma boa opção às mídias sociais, muito popularizadas, mas que no meio corporativo podem trazer problemas ou restrições: “O WhatsApp por exemplo, é um excelente aplicativo para comunicação imediata, mas é informal para o ambiente corporativo, por não ter controle ou moderação, e isso pode envolver questões trabalhistas quando utilizada fora do expediente de trabalho”, alerta.

Para Michelle, o Allert é uma inovação que também potencializa todos os demais veículos de comunicação da empresa, sejam físicos ou digitais. O sistema suporta textos, vídeos, imagens, Gifs e enquetes, e ainda promove mensuração completa para análise. Muito versátil. Nesse momento de transição entre o presencial e o hibrido, o Allert ajudou a manter unida as equipes.

“Realizei mais de 200 reuniões externas solicitadas por possíveis clientes, para apresentar o produto apenas no primeiro semestre do ano”. A Tibox está a 10 anos no mercado, e segundo Michelle a empresa é precursora em plataformas digitais específicas para a comunicação interna e, foi aperfeiçoada para a atender novas demandas de Comunicação e também do colaborador, o que comprova uma pesquisa interna feita com clientes, que atestam um índice de satisfação do produto, acima de 85%.

Para chegar nesse índice, a empresa ouviu cuidadosamente durante muito tempo as necessidades e demandas do pessoal de comunicação interna e recursos humanos. Fábio Castro, CEO da Tibox, afirma que a nova versão da plataforma para computadores lançada recentemente foi atualizada com base nestes dados coletados e também através do resultado em estudos feitos pelas maiores agências de comunicação do Brasil e do mundo, que apontaram, em diversos segmentos, os temas mais abordados pela gestão de CI e RH com foco no público interno”.

Também foi considerado no desenvolvimento do produto, segundo Castro, o estudo da Aberje com as 10 tendências de comunicação interna. O CEO adianta que neste ano será lançada a nova versão do app, atendendo inclusive “solicitações de algumas empresas que utilizam aplicativos concorrentes e que pediram ajuda para um produto mais completo e seguro”.

Castro conta que mesmo demandando maior investimento, ele acredita que tão importante quanto ter um produto inovador ou encantador, é criar uma estrutura sólida, robusta e atualizada, que atenda os requisitos de segurança e infraestrutura de grandes empresas.

Além disso, ainda em 2022 a empresa lançará um novo derivado da ferramenta, um conceito “leve” para ajudar empresas de porte menor, pois todos devem ter acesso as tecnologias avançadas de comunicação, a um custo justo, e de forma simples.