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Uma comunicação eficaz gera motivação das equipes, influenciando diretamente no ânimo de todos, seja no home office ou no escritório. A comunicação interna ganhou protagonismo durante a crise sanitária e está sendo redescoberta e revalorizada pelas lideranças como um fator que atua para manter a cultura organizacional e o engajamento nas equipes, além de auxiliar na manutenção da saúde e bem-estar dos colaboradores.

“Nos locais em que a comunicação interna não era a protagonista ou tão valorizada com certeza passará a ser”, comenta o publisher da Plataforma Negócios da Comunicação, Márcio Cardial. “Com as pessoas em home office ou em teletrabalho, ninguém vai conseguir manter o engajamento da equipe, o envolvimento com o propósito e a percepção dos valores sem uma comunicação interna de excelente qualidade.”

A partir desse novo cenário, e na direção de contribuir com o incremento da qualidade da comunicação interna, a Plataforma Negócios da Comunicação realizará na segunda quinzena de junho o primeiro Fórum Empresas que Melhor se Comunicam com Colaboradores, reunindo marcas, startups e agências num evento 100% digital e gratuito. Durante o evento, também será lançado o Prêmio Empresas que Melhor se Comunicam com Colaboradores, que premiará as boas práticas empresariais nesse ramo da comunicação.

“Nada mais natural que a Negócios da Comunicação, antenada com o que o mundo corporativo necessita quando o assunto é comunicação preencher uma lacuna – já que hoje não existem iniciativas semelhantes no Brasil – com um projeto que já chega ancorado em inúmeros projetos de sucesso no mundo da comunicação”, reflete Cardial.

Entre as discussões fomentadas pelo Fórum estarão as experiências de inúmeras companhias provocadas pelo turbilhão da pandemia em meio à comunicação interna.

Migração para o digital

A agência de comunicação Planin, que uma semana antes dos decretos governamentais de março de 2020 que instituíram a quarentena resolveu adotar o sistema de home office para todos os funcionários, utilizava esse sistema apenas em casos pontuais. “Nós migramos o sistema de trabalho em 48 horas, foi bastante desafiador”, conta a vice-presidente da empresa, Beatriz Imenes. “A gente já tinha uma comunicação bastante intensa por e-mail e em grupos de WhatsApp e, há alguns anos, também temos um grupo fechado de Facebook que a gente posta novidades da agência, aniversários etc., e esses canais foram fortalecidos, junto com ferramentas de realização de reuniões.”

Ela avalia que apesar da desagregação espacial da equipe conseguiram criar na agência, mais do que o engajamento positivo entre os colaboradores, o amadurecimento da própria cultura da empresa, com o aumento da autogestão e da maior autonomia das equipes. “A gente conseguiu aprender a ser mais eficiente e produtivo”, diz. Além disso, a rotina de encontros diários acabou substituída por uma proximidade maior via chamadas de vídeo, por exemplo. “Fizemos várias ações também para ficarmos mais próximos, como o envio de um kit de festa junina para a casa de cada um, happy hour virtual no final do ano, presente via iFood.”

Confiança nas informações

E quando a empresa tem 70% de seus colaboradores em posições que não permitem home office? Esse foi o desafio da montadora de veículos Volkswagen. “A comunicação interna ganhou um papel muito mais relevante durante a pandemia”, comenta o gerente de Relações com a Imprensa e de Comunicação da companhia, Fernando Bononi Campoi. “Ela foi o grande elo de comunicação entre a empresa e os empregados quando a produção e o administrativo estavam em casa e, depois, quando a gente resolveu voltar a produção a comunicação teve o papel de mostrar às pessoas o quanto era seguro voltar para a fábrica e retomar a produção dos carros, com todas as medidas que estavam sendo tomadas.”

Nesse cenário, grande parte dos funcionários não tem acesso a computadores, por isso o aplicativo utilizado pela Volkswagen para se comunicar com o público interno desempenhou uma função fundamental na transmissão de informações atualizadas sobre os próximos passos da empresa de fonte segura. “O aplicativo tem uma média de 100 mil acessos mensais. Durante os meses mais críticos da pandemia, chegou a 190 mil, praticamente dobrou”, ressalta a especialista de comunicação interna da empresa, Heloisa Sassaki.

Outros materiais também foram produzidos desde o início da pandemia, como a newsletter CoronaInfo, abastecida com conteúdo viabilizado pelas áreas médica e de recursos humanos da companhia e que informava também como a empresa estava lidando com os desdobramentos da pandemia. “Quando a gente tomou a decisão de parar a produção e enviar todo mundo para casa, foi um movimento bem organizado, justamente por conta do papel intenso da comunicação interna”, reforça Heloisa. “Mas o principal desafio, sem dúvida, foi continuar engajando as pessoas comunicando as dificuldades, mas sempre de um ponto de vista otimista, positivo.”

Eliminação de barreiras físicas

A pandemia acelerou os planos de migração para os canais digitais de diversas companhias, caso da empresa de auditoria e consultoria em gestão de riscos ICTS. “Tivemos uma boa transição”, avalia o gerente de Marketing e Comunicação Interna da empresa, Gabriel Galvão. “Como exemplo, no último ciclo alcançamos nosso maiores índices de eNPS [índice de satisfação dos colaboradores com a companhia] com diversos elogios às ações tomadas.”

E isso utilizando uma comunicação voltada para diversos meios, dos mais tradicionais como e-mail e intranet, passando por redes sociais, TV corporativa física e online, além de um sistema de alertas diretos nos computadores e celulares dos colaboradores. A estratégia pôde se servir de mensagens nos mais variados formatos, incluindo vídeos.

“O uso de vídeos foi uma constante desde o dia um, tanto que nosso CEO fez uma mensagem sobre a pandemia ainda em fevereiro, antes dos grandes anúncios na mídia”, anota Gabriel. “Durante os primeiro meses da pandemia também fizemos lives semanais, trazendo transparência para toda a organização sobre o rumo dos negócios, casos de covid, e assuntos internos gerais. Todos os eventos foram para o online, e isso acabou unindo nossos times que estão espalhados pelos escritórios do país. A pandemia certamente tirou várias de nossas barreiras físicas, e trabalhamos plenamente como um grande escritório.”